Hvorfor skal du holde op med at bruge Excel?

Når en bruger beder mig om hjælp ved at sige en sætning, der starter med "Jeg har et delt Excel-ark, der..." eller "Jeg har en Excel med en makro, der...", er det første, der falder mig personligt ind, "Du bruger ikke det rigtige værktøj". Du har brug for noget, noget som du måske ikke engang ved, at du har brug for (sandsynligvis en database eller software), som skal dække denne funktion. Og hvordan ved du, om du har brug for et andet værktøj?

Ting, som en virksomhed ikke bør gøre med Excel

- Udfør dine beregninger (strukturer, installationer, infrastrukturer...) i Excel.

- Udarbejdelse af tilbud, styring af ordrer, lancering af følgesedler med Excel.

- Udarbejd, del og gem rapporter og rapporter i Excel.

- Administrer projekter med Excel, Kanban i Excel, Gantt i Excel.

- Hold styr på personale, fravær, stempling og ferie i Excel.

- Gemmer kunde- og leverandøroplysninger i Excel.

- Baser dit regnskab og din strategiske planlægning på Excel.

Men det er ikke det hele, her er 6 grunde til, at du bør stoppe med at bruge Excel og finde et værktøj, der passer bedre til dine behov.

1. Excel er en simpel tabel. Der er intet, der forhindrer dig i at skrive i den forkerte celle ved en fejltagelse eller i at flytte eller kopiere data og miste data.

2. Hurtigheden af et Excel-regneark kan ikke sammenlignes med et udviklingsværktøj. Operationer som f.eks. søgninger over flere tusinde rækker, som er uoverkommelige i Excel, udføres ubesværet i softwaren. Når du laver en forespørgsel med Excel, tager det i gennemsnit 3 minutter, mens du med andre programmer kan lave den samme forespørgsel på 0,3 sekunder.

3. Excel-ark kan være meget store og kan samle enorme mængder data. Men det er alligevel ingenting sammenlignet med det, der kan lagres i en udviklet database. Selv om du kan gemme store datamængder i Excel, kan du ikke administrere dataene ordentligt, søgningerne er langsomme, og det er let at lave fejl og give forkerte resultater.

4. I et Excel-ark kan du ikke udføre automatiserede handlinger eller modtage interne advarsler. Systemet er passivt, det informerer dig ikke og udfører ikke handlinger, du kan kun indtaste og udfylde/efterlyse data. I modsætning hertil kan en softwareudvikling overveje et vilkårligt antal arbejdsgange, uanset deres kompleksitet (dette er ikke muligt i et regneark).

5. Et Excel-ark er ikke andet end en tabel. Uanset hvor meget du farver den eller ændrer dens egenskaber, kan den aldrig sammenlignes med den grænseflade, du kan få med en app eller en webside.

6. I en softwareudvikling definerer du, hvilke brugere eller grupper af brugere der har adgang til hvilke oplysninger, og hvilke handlinger de hver især kan udføre.

Denne sikkerhed er ikke mulig med et Excel-ark. Excel-arket er en svær modstander at slå. For det første fordi brugen af den er indgroet i brugeren. De føler, at de kan tilpasse det og konfigurere det, så det passer til deres behov. Det er enkelt, det er velkendt, og de er trygge ved at bruge det. Problemet er ikke Excel-arket, som ellers er et rigtig godt og kraftfuldt program (kom nu, det har jeg endelig erkendt, inderst inde elsker jeg det også).

Problemet er brugen og misbruget af Excel-ark. Som min mor ville sige, når man kun har én stang, virker alt pludselig som en krog. Regneark er kort sagt programmer, der giver os mulighed for hurtigt at sammensætte "små hjælpeprogrammer". Hver gang nogen bruger et Excel-ark, er det fordi et program (eller for den sags skyld en udvikler) ikke har givet dem det, de har brug for. Excel-regnearket er den ressource, du bruger, når du ikke har "noget bedre".

Derfor vil Excel-arket i en ramme for løbende forbedringer altid være et af de svage led og vil uundgåeligt blive fjernet.

Ud over hurtige beregninger eller et par grafer bør vi ikke have brug for at bruge Excel-ark. Det kan også være nyttigt som en skitse eller en første løsning på det, der senere vil blive en specifik udvikling, men et regneark bør aldrig betragtes som en permanent løsning. Endnu mindre som en optimal eller ønskværdig løsning. Selvfølgelig bør du under ingen omstændigheder basere de grundlæggende processer i dit forretningssystem på Excel-regneark.